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岗位分离,加强内审,完善企业现金内部控制管理

来源:本站原创 浏览量: 发布日期:2022/4/26 18:37:19


现金是企业资本运动的起点也是终点,其流动性强且具有同其他业务广泛的联系性。在经济活动中,由于现金内部控制制度不健全而存在的现金管理混乱、坐支、白条抵库、收支流程不规范等问题,极易导致现金的流失以及挪用、公款私存、侵占等风险。

 

结合企业自身经营管理实践,建立一套切实可行的现金管理内部控制制度,对于货币资金的管理规范化、防止不必要的损失等有重要价值。企业对现金进行管理,一方面需要严格遵守国家有关现金管理制度的规定,另一方面则需要从内部入手,建立严格的内部控制体系。

 

现金管理控制为何如此重要?

 

现实中,企业各部门之间的关系交错、复杂,进行现金管理的目的,就是让现金在流动性和收益性之间进行平衡,让企业各部门的意见得到统一,既要使现金流可以保证经营活动的正常发展,又要降低持有现金过多而带来的机会成本。

 

之所以需要建立现金管理的内部控制体系,是为了让企业内部形成一套规范的经营管理理念,尤其将重要的现金流放在核心位置,制定一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法。

 

如果不进行现金管理内部控制,会出现怎样的问题?以一个案例说明。某企业主要经营水果套袋(以下简称“果袋”),涉及生产和收购。截至2018年3月财务报告显示:投资者共投入827万元资金,其中固定资产投资394.41万元,用于生产、经营的资金404.17万元,发生经营亏损(含潜在亏损) 365.15万元。

 

数据显示:该企业的果袋总产量为5665.032万个,果袋总销售量为1596.0715万个,果袋报损237.54万个,果袋应收款83.34万元,收回38.37万元,未收回44.97万元,共收购果袋1073吨,果袋短缺损耗122吨,经营果袋亏损151.72万元,垫付收购资金无法收回23.37万元,产品销售费用65.67万元,管理费用62.24万元,协助绿金果业收购橘子亏损6.41万元。

 

这家企业原本是当地的明星企业,可是为何短短几年却出现严重亏损?表面上的原因,是领导层决策失误,急功近利,盲目扩大生产线,导致资金周转不灵。2016年该企业在资金链较为紧张时盲目购入13条生产线,生产任务锁定在1亿个,结果生产果袋5665万个,积压在库达4000多万个,直接导致了企业现金流的紧张。

 

同时,为了推广产品,该企业高层向业务员制定了完全无法实现的销售任务,为了达成目的,业务员积极放宽信用政策,采取赊销、部分收取货款的办法。业务员这样做仅仅是为了完成任务,结果渠道商为此提出了各种不合理的要求,导致业务员谎报、瞒报销售量的情况非常严重。

 

更深层次的原因,则是内部现金管理漏洞百出。为了达成目标,业务员的赊销、部分收取货款方式已经让企业无法正常收回资金;瞒报、谎报销售业绩,更加导致所谓的利润都只是虚假的数据。

 

同时,企业对现金管理的约束非常松散。农民购买果袋支付现金是交给业务员的,但业务员没有主动将货款转回企业;但企业已经收到订单就将产品发出,结果这种恶性循环越来越严重,看似企业订单量颇高,但实际上收回的现金非常有限。

 

类似事情在很多企业身上都有所体现。没有建立严格的先进内部现金管控体系,导致企业现金管理一片混乱,最终让企业走上了倒闭的路。

 

如何建立良好的现金管理内部控制程序

 

为了避免现金管理一团混乱,企业必须建立完善的内部控制体系。企业应按照以下程序,规范现金管理。

 

首先,授权要符合要求。明确每个部门、每个员工的现金授权范围,财务人员必须拒绝超过范围的支出。

 

其次,明确现金申请单的内容。在填写申请单时,注明款项用途、金额、用款单位及其时间等,经办人员必须在原始凭证上签章,经办部门负责人审核原始凭证并签字盖章。随后,财务部门主管或授权人员进行审核,确认凭证的完整性。签字盖章以后,才能进行现金收款或现金付款凭证的传递。

 

第三,确保收款正确及时。库管人员进行发货前,必须由财务人员再次进行审核,确认现金收款或现金付款已经完毕或符合协议说明,对现金收款或现金付款凭证以及所附原始凭证加盖“收讫”或“付讫”戳记,并签字盖章以示收付。库管人员没有收到财务人员的收付凭证附件,不得进行货物出仓。

 

第四,明确岗位分离控制。不相容的岗位,必须指定不同的人负责,不可一人身兼多个岗位,以此实现相互牵制、相互监督的作用。例如,现金收支与记账分离(即出纳不得登记日记账),现金收支与编制记账凭证分离(即出纳不得编制记账凭证)。企业应根据实际情况,结合成本和效益设置岗位,并进行相关岗位人员的委任与招聘。

 

最后,加强内部审计。企业应建立独立的内部审计小组,以月度、季度、年度为单位,对现金管理进行审计。内部审计是企业自我评价的一种活动,及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节,要求相关负责人说明情况的同时,对现金管理体系提出优化建议。

来源:财智无界

(责任编辑:韩福恒)

 


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